Senior adviseur portfoliomanagement: Gemeente Woerden en Oudewater
Vraag
De opdracht van onze opdrachtgever bestond uit drie concrete doelen: 1. Directe actie: Invulling geven aan de urgente opdracht van het college om het projectenportfolio te herijken en te herprioriteren;
2. Structurele verbetering: Het verder professionaliseren van portfoliomanagement als instrument voor prioritering en beheersing van projecten, met als doel meer grip en overzicht;
3. Toekomstperspectief: Het aandragen van concrete ideeën om van portfoliomanagement te groeien naar stedelijk programmeren, voor een nog strategischere en integrale aanpak.
Achtergrond
In 2024 is onder begeleiding van Twynstra Gudde portfoliomanagement ingericht. Een logische keuze, maar zoals vaker gebeurt, verslapte de aandacht voor dit thema in de drukte van de dagelijkse operatie. Het bestuur vroeg de directie om helder inzicht: Waar staan we met onze lopende projecten? Hoe ziet het totale projectenportfolio eruit? En vooral: Hoe kunnen we onze beschikbare capaciteit zo inzetten dat we onze strategische doelstellingen op korte en middellange termijn realiseren? Het verzoek was duidelijk: trek dit proces, maak afhankelijkheden en benodigde acties inzichtelijk, en draag oplossingen aan voor de knelpunten die we tegenkomen. Een mooie uitdaging, waar we met volle energie mee aan de slag zijn gegaan.
Aanpak
Om portfoliomanagement binnen de organisatie structureel te verankeren, hebben we een gestructureerde en participatieve aanpak gekozen.
We startten met het opstellen van een plan van aanpak, dat door het managementteam (MT) is vastgesteld. Vervolgens hebben we alle benodigde informatie verzameld over de voorraadprojecten en een vragenlijst uitgezet onder alle lopende, actieve projecten. Zo kregen we een actueel en compleet beeld van de huidige portfolio.
Om het begrip opdrachtgever-opdrachtnemer scherp te krijgen en door de hele organisatie te laten leven, organiseerden we een werksessie met het MT. Daarnaast hebben we zowel een ambtelijke werksessie als een themasessie met het college van B&W georganiseerd, specifiek gericht op portfoliomanagement. Deze sessies zorgden voor alignement en draagvlak op strategisch niveau.
Tot slot hebben we met een brainstormsessie binnen de werkgroep het huidige portfolio-proces kritisch onder de loep genomen en concrete verbetervoorstellen te doen die direct bijdragen aan een efficiëntere en doeltreffendere aansturing van het projectenportfolio.
Resultaten
In deze opdracht hebben we de volgende resultaten behaald:
Portfoliomanagement is weer centraal komen te staan
Alle voorraadprojecten zijn geordend en voorzien van factsheets of startnotities om meer inzicht te krijgen in de opgave, de urgentie, de kansen en risico’s, de rol van de gemeente, de benodigde capaciteit en dekking, de governance, de impact van netcongestie
Herijking uitgevoerd en advies opgesteld over de prioritering van de voorraadprojecten
Begrippenlijst portfoliomanagement geactualiseerd
Lijst van ruim 40 concrete verbetervoorstellen opgesteld
Bouwstenen aangedragen om te komen tot stedelijk programmeren
Opdrachtgever aan het woord
“Murielle, dank voor onze prettige samenwerking. Wij hebben belangrijke resultaten bereikt”
Zie voor meer informatie de publicatie over portfoliosturing op LinkedIn
